בחירת אולם לחתונה – איך עושים את זה נכון

זה אולי ההחלטה ההכרחית ביותר – בחירת אולם אירועים. איך בוחרים באולם הכי מתאים לכם? Swing DJ's עם הטיפים לבחירת אולם לחתונה.

ישנן 2 החלטות מורטות עצבים לכל זוג שהחליט להינשא ומתחילים בתכנון החתונה, והם כמובן בחירת אולם אירועים ובחירת שמלת כלה. בעוד שלגבי השמלה עוד אפשר להתפשר, אבל על החלום להתחתן בגן אירועים קסום לאור שקיעת השמש היה הרבה יותר קשה להתפשר.
בכך אופן, תכנון חתונה זה אחד השלבים הלא פשוטים שיהיו בחייכם. מדובר כאן בצעד שאמור לקרב ביניכם ובין משפחותיכם – אבל בפועל יכול להוות לסיבוכים וריבים על הדברים הכי מטופשים שיכולים להיות.

אבל אל דאגה! בעוד כמה חודשים, בדיוק יום אחרי היום אחד בלבד, אחרי שתאבדו תחושה ברגליים הריקודים על הרחבה, אתם תשבו ותזכרו ביום של אתמול.

ובנימה אטפטימית זו, בואו נעבור למטלה החשובה שלשם כך התכנסנו כאן היום 🙂

בחירת האולם
כל זוג בתחילת דרכו בטוח שחתונתם תתקיים ביום חמישי. אך אנחנו חייבים להיות מציאותיים ולהבין שברוב האולמות, בימי חמישי, ההתחייבות למספר האורחים הרבה גבוהה וכמובן כך גם מחירי המנות.
בנוסף, אתם חייבים לקחת בחשבון שבתקופת אביב-קיץ התאריכים של ימי חמישי תפוסים פחות או יותר לשנה הקרובה (אלא אם כן אתם ברי מזל והצלחתם לשריין תאריך מראש). אז אחד הדברים שאנו מספרים לזוגות שלנו זה שאין מה להתבאס! – המון זוגות מוצאים את עצמכם בחתונת חורף, ביום רביעי, עם אולם אירועים הרבה יותר גדול ומרשים ממה שהם היו יכולים להרשות לעצמכם בחתונת קיץ!! ומה שעוד יותר טוב, זה שלרוב בעלי האולמות הרבה יותר מוכנים לבוא לקראת הזוגות גם מבחינת כמות האורחים וגם מבחינת העלויות (הגברה, מנות וכו׳).

אז כמה טיפים חשובים לבחירת אולם/גן אירועים
1. תשתדלו לא להתחיל לחפש אולם כל עוד אין לכם רשימת אורחים התחלתית, כולל של המשפחות והחברים. תמיד אפשר להוסיף או להחסיר כמה אורחים בהמשך,  אבל אם תמצאו אולם שהמינימום מוזמנים שם זה 400 איש, ויש לכם 200 מוזמנים, אתם תתחילו לבזבז הרבה זמן ואנרגיות על לחשוב איך אתם סוגרים את הפינה הזו של השלמת האורחים.

2. תיהיו עם ראש פתוח ואל תלכו עם הראש בקיר – תתפשרו על יום/עונה, אחרת אתם תמצאו את עצמכם מחפשים תאריכים קרובים כשכבר התאריכים לשנה הבאה מתחילים להתמלאות. במיוחד אם מדובר על חתונה קטנה (100 איש).

3. שאלת השאלות – לכמה מוזמנים לצפות? חלק אומרים להוריד את הכמות המוזמנים בין 10% ל 15%, חלק אפילו אומרים 30%. נתקלנו כבר בעבר בחתונות שהוזמנו אליהם 600 איש אך בפועל הגיעו 350 מוזמנים, בהמשך בסעיף 4, נסביר למה לא צריך למהר להתחייב ליותר מידי מוזמנים. אנו מציעים להוריד מראש 30%, ואם תיהיה הפתעה באישורי הגעה תוכלו לעלות את ההתחייבות מול אולם האירועים. טיפ חשוב נוסף: אם תאמרו לבעלי האולם שהזמנתם 600 אורחים, רוב הסיכויים שהם ידרשו ממכם התחייבות הרבה יותר גבוהה ממה שתכננתם. לכן, תאמרו מראש שאתם מוכנים להתחייב ל X מוזמנים.

4. התחייבות מינימלית תמיד אפשר לעלות (אם פתאום שחכתם להזמין את המורה שלכם שהייתה לכם בכיתה א׳..), אבל להוריד זה כבר סיפור כבד יותר. אז בקצרה, עדיף להתחייב לכמה שפחות מוזמנים, ולאחר מכן מקסימום מעלים את כמות המוזמנים שאתם מוכנים להתחייב אליהם.

5. תנסו להגיע ולראות את אולם האירועים בפעולה. אנחנו אישית היינו אומרים לכם תגיעו יום אחד לאיזה אירוע בהפתעה – פשוט תכנסו ותרגישו את האוירה שיש באולם. שימו לב לפרטיםה קטנים: מה איכות הסאונד (כן כן, זה סופר חשוב), איך האוכל מוגש ומי מגיש אותו, האם מנקים את השרותים באופן תדיר, שימו לב לתאורה באולם והאם יש מפעיל, תטעמו את המנות בבופה (זה יתן לכם רקע על לחשוב מה הייתם מעדיפים להגיש לאורחים שלכם).

6. חפשו חוות דעת והמלצות על אולם האירועים באינטרנט. מאוד חשוב לקרוא ביקורות – כאן תוכלו למצוא ביקורות.

7. תגיעו מוכנים עם השאלות שאתם רוצים לשאול, תרשמו אפילו על דף כדי לזכור ושלא תפספו שום דבר חשוב. כמה נקודות חשובות שרצוי שתתייחסו אליהם:

• האם לאולם יש רשיון עסק? כשרות? ביטוח צד ג׳ וכו׳
• מה כולל מחיר המנה? (אלכוהול, תאורה, הגברה וכו׳
• סוג אלכוהול שכלול במחיר (תוצרת חו״ל או הארץ?)
• האם יש להם אופציה לרכוש דרכם חבילות אלכוהול
• האם המחיר כולל את עיצוב האולם. ואם לא, מה המחירים עבור עיצוב (בדרך כלל יגידו לכם להיפגש עם המעצבת)
• שעת תחילת וסיום אירוע (ובמידה ויהיה חריגה, כמה יעלה שעות נוספות)
• מחיר עבור הגברה ותאורה (שימו לב שזה יכול להיות כלול במנה)
• כמות שולחנות פר כמות מלצרים על כל שולחן
• האם יש מנות ילדים ועד איזה גיל המנה מגיעה לכם בחינם וכמובן איך אפשר לספור אותם
• מה הכמות המותרת לפתיחת רזרבות (האם התשלום הוא פר אחד או פר שולחן) – שימו לב שישנם אולמות שמספיק בן אדם אחד יושב בשולחן של 12 איש, אתם יכולים לשלם עבור כל ה 12 מנות למרות שהיה שם מוזמן אחד בלבד.
• כמות מקסימלית של האורחים באולם/גן האירועים
• כמות אנשים שיושבים בשולחן
• תנאי תשלום (מקדמה, תשלום בסוף האירוע, אחרי כמה ימים)
• דמי ביטול (מלח מים מלח מים לא עלינו חמסה חמסה)
• כמה מנות יש סך הכל וכמה אפשר לבחור מתוכם לתפריט
• האם יש במקום גנרטור חרום במידה ויש הפסקת חשמל? תאמינו לנו, ראינו מקרים לא נעימים בעבר.
• מיקום הכספת והאם יש מאבטח שישמור אליה
• חדר חתן כלה והאם מגישים להם אוכל לפני תחילת האירוע (תאכלו, לא יהיה לכם זמן אחר בשביל זה)
• האם יש גישה וגם חניה מסדורת עבור נכים
• מנות טבעוניות וצמחוניות – יש?
• האם האולם דואג לכל הלוגיסטיקה של החופה – כוס קידוש, שבירת כוס, בקבוק יין
• מתי יתקיימו הטעימות והפגישה עם המעצב/ת

8. קראו טוב טוב את החוזה לפני החתימה, בשום פנים ואופן אל תחתמו על החוזה עד שלא קראתם עד לאותיות הקטנות ווידאתם שכל מה שסיכמתם עם האולם מופיע בחוזה, חשוב מאוד שלא תתביישו לבקש להוסיף או לבטל סעיפים.

אנו מאחלים לכם המון בהצלחה ואירוע מוצלח!

שלכם,
Swing DJ's